Tárgyalástechnika IV. rész Nyomtatás
Írta: Dr. Vámos Lászlóné - Katalin   

2009.01.13, Forrás: Ügyvezető
 

altCikksorozatunk tovább folytatódik, bemutatunk egy tárgyalási folyamatot lépésről lépésre, és hasznos gyakorlati tanácsokat adunk az egyes szakaszokban.

 

Felkészülés a tárgyalásra

A tárgyalás a vevőkör bővítésének azon pontja, amely során a legtöbbet nyerheti, felületes felkészülés esetén azonban legtöbbet veszítheti is vállalatunk. Gondoljunk bele, hogy milyen lelki állapotban van cégünk képviselője, amikor eljutott erre a pontra. Valószínűleg rendkívül lelkes, hiszen számtalan sikertelen telefonos megbeszélésen van már túl. Ügyelnünk kell azonban arra, hogy a lelkesedés ne tegyen felületessé, ne érezzük nyeregben magunkat. Az igazi megmérettetés ugyanis még csak most kezdődik: most kaptunk végre lehetőséget arra, hogy bemutatkozzunk teljes valónkban, képviselve vállalatunkat, annak filozófiáját és küldetését.
Fontos tehát, hogy ne nagyoljuk el a felkészülési fázist, hanem minden egyes részletet dolgozzunk ki aprólékosan, még azokat is, amelyeket első ránézésre nem tartanánk lényegesnek. A felkészülés lépéseit az alábbiakban ismertetjük:
a) Az értékesítő kiválasztása, felkészítése
Fontos, hogy vállalatunkat valóban kompetens személy képviselje a tárgyaláson. Cégünk nagyságától függően kiválaszthatjuk a legfelsőbb vezetőt, az értékesítésért felelős vezetőt vagy azt a személyt, aki az adott projekt irányítója. Mindig tartsuk szem előtt, hogy vállalatunk képviseletében hozzáértő, de mindenekelőtt hiteles személy járjon el. Fontos személyes tulajdonságnak számít a tárgyalás során a logikus gondolkodás, a jó előadó-képesség, a kompromisszumkészség és a rábeszélő-képesség. Természetesen ezek mindegyike fejleszthető, de nem árt, ha ezek a tulajdonságok már eleve adottak a cégünket képviselő személy esetében. A belső értékek mellett természetesen nem hanyagolhatjuk el a külcsínt sem, hiszen az ezzel kialakított első benyomás egyszeri és megismételhetetlen. Nem célunk a divattanácsadó szerepét magunkra vállalni, de a kulturált megjelenés mind a ruházatunkat, mind pedig a frizuránkat illetően nagyot lendíthet kedvező megítélésünkön. Lehetőleg rendelkezzünk névjegykártyával, ezzel is erősítve partnerünkben a profizmus benyomását.

Amennyiben kiválasztottuk a megfelelő személyt, az ő segítségével dolgozzuk ki azokat a szempontokat, amelyeket a tárgyalás során feltétlenül érinteni akarunk. Ezek az elérendő célok függvényében változhatnak, de vannak olyanok, amelyeket minden esetben érdemes a napirendi pontok közé venni. Ilyen például cégünk részletes bemutatása, beleértve történetét is, alakulásának céljait, küldetését, eddigi tevékenységét és eredményeit. A bemutatkozás történhet komoly prezentáció keretében is. Manapság az igazán igényes bemutatkozás számítógép segítségével, a Power Point prezentációs program felhasználásával készül. Ha valóban segítségül hívjuk a technika vívmányait, ne felejtsük el, hogy itt is érdemes az egyszerűségre és az áttekinthetőségre törekednünk. Mondjunk le a kacifántos animációkról és a rikító színekről. Ha cégünk egységes megjelenésére jellemző valamely kifinomult színvilág és logo, akkor azt ekkor kiválóan alkalmazhatjuk.

Kerüljük azonban a száraz prezentációs technikát is, nyugodtan alkalmazhatunk színes fotókat a bemutatkozás során; például az elmúlt időszak reklámjaiból. Így oldhatjuk a tárgyalás légkörét is. A technikai felkészültség mellett természetesen nagyon fontos a jó kifejezőképesség, a gördülékeny előadásmód. Lehetőleg kerüljük el a papírról való felolvasást, makogást, nyögdécselést. Ha tárgyalópartnerünk látja, hogy magabiztos emberrel van dolga, az nagyban javíthatja cégünk megítélését is. Növeljük tehát leendő partnerünk biztonságérzetét, így nagyobb bizalommal viseltetik majd céljaink és termékünk iránt.

A bemutatkozást követően fogunk valószínűleg rátérni a lényegre, vagyis a termékünk előnyeinek bemutatására; s ami még ennél is fontosabb: partnerünk közvetlen hasznára, amely termékünk megvásárlásából származik. Ahhoz, hogy megfelelően tudjunk érvelni termékünk mellett, ám ugyanakkor leendő partnerünk érdekeit is szem előtt tartsuk, kiválóan kell ismernünk a felkeresett vállalatot. Csak így tudunk megfelelő érvrendszert termékünk vagy szolgáltatásunk mellett felépíteni.

Már a tárgyalás előtt döntsük el, mit akarunk okvetlen elérni, s miben engedhetünk. Az is fontos, hogy tájékozódjunk, milyen partnerrel kerülünk majd szembe.

A jó tárgyalók pedig nem csak azt mérik fel előre, hogy milyen eredményt szeretnének, hanem azt is, hogy mi az a minimum, amivel beérik, ha az eredetileg kitűzött célokat esetleg nem érik el. A sikeres tárgyalás alapja a felkészülés, amelynek során nemcsak azt kell meghatároznunk, hogy mit szeretnénk mi elérni a tárgyaláson, hanem meg kell próbálnunk minél jobban felkészülni a másik fél szempontjaiból is. Tapasztalataink szerint a tárgyalók ezen a ponton követik el a legtöbb hibát. A másik leggyakoribb hiba, hogy rosszabb pozíciót vesznek fel, mint amiben valójában vannak, és ezzel saját maguk szabják kisebbre mozgásterüket. Lényeges, hogy kérésünk közlése után közvetlenül ismertessük a céggel azokat az előnyöket, amelyek számukra a termék megvásárlásából adódnak. Olyan előnyöket soroljunk fel, amelyeket valóban nyújtani tudnunk, és amelyek ténylegesen értékesek a tárgyaló fél számára.

Nem elég, ha önmagunkban jól el tudjuk mondani a betanult szöveget, érdemes azt kisebb közönség előtt (kollégák, barátok, ismerősök) előadni, gyakorolni. Ez jó alkalom arra, hogy leküzdjük a kezdeti lámpalázat, és kialakítsunk egy valóban magabiztos, meggyőző beszédstílust.

A személyi tényezők mellett természetesen meghatározóak még a tárgyi feltételek is. Ne bízzunk tehát semmit a véletlenre! Ne készítsünk például igényes prezentációt, ha nem tudjuk biztosan, hogy rendelkezésünkre áll-e majd a szükséges technikai háttér annak bemutatásához. Magabiztos fellépésünket erősíti, ha igényes prospektusokat, kiadványokat viszünk magunkkal a tárgyalásra.
Ezek lehetnek bemutatkozó jellegűek, ezért szólhatnak korábbi programjainkról, céljaink megvalósulásának alakulásáról is.

Végezetül egy jó tanács: a tárgyalás előtt egy nappal mindenképpen pontosan tájékozódjunk leendő partnerünk irodájának hollétéről, és annak megközelíthetőségéről. Ne feledjük: a pontosság nem csak a királyok erénye!

A tárgyalás

Ha pontosan követtük a fentiekben leírtakat, akkor a cégvezető egy alaposan felkészült, kellemes megjelenésű, pontosan érkező hölggyel vagy úrral fog találkozni a megbeszélt időpontban. Ideális esetben tíz percnél tovább nem váratnak bennünket, ezalatt érdemes néhány kedves szót váltani a bennünket fogadó recepcióssal vagy titkárnővel. Talán hihetetlen, de később az ő véleményük is fontosnak bizonyulhat. Hosszabb várakoztatás esetén felmerülhet a kérdés, hogy mennyi időt vagyunk hajlandóak tétlenül eltölteni. A szakértők szerint a for-profit szférában már a negyedóra is illetlenségnek számít, ezért ennyi idő után mindenképpen kérjünk új időpontot. Ezzel vendéglátónk tudtára adjuk, hogy a méltóságunk mindenkor fontosabb termékünk értékesítésénél.
Megérkezés után következik az első személyes találkozás a tárgyalópartnerünkkel. A pontos érkezés eleve jó benyomást keltett rólunk, ezt tovább erősíthetjük egy határozott kézfogással, nevünk érthető kiejtésével, valamint az állandó szemkontaktus fenntartásával. Sajnos előfordulhat, hogy annyira koncentrálunk a saját bemutatkozásunk tökéletességére, hogy nem tudjuk megjegyezni partnerünk nevét. Ebben segíthet a tárgyalás elején elvégzendő rítus, melynek során névjegykártyát cserélünk, melybe időről időre belepillanthatunk, ha magunk előtt helyezzük el azt az asztalon.

A tárgyalás során általában a házigazdáé az irányító szerep, ami azonban nem jelent hátrányt a támogatás reményében érkező vendégre nézve. Egyes szakértők szerint ez kifejezetten előnyös, mivel aki otthon van, sokkal kényelmesebben érzi magát, és ettől nyitottabbá is válik az ötleteink iránt. Lényeges, hogy tartsuk magunkat a bemutatkozás - tárgyalás - összefoglalás programpontokhoz. A telefonos bemutatkozó beszélgetésnél már említettük, hogy jó hatást kelthetünk az interaktív tárgyalástechnikával. Figyeljünk tehát arra, hogy ne csak mi beszéljünk, hanem lehetőség szerint sokat kérdezzük, beszéltessük partnerünket is.

Semmiképpen nem érdemes 5-10 percnél hosszabb prezentációt tartanunk, főként akkor nem, ha nem fordulunk közben a közönségünk felé előre kitalált kérdésekkel. A passzív előadás ugyanis rendkívül rövid idő alatt érdektelenséget válthat ki, és azt az érzést kelthetjük partnerünkben, hogy raboljuk az idejét. Ezt elkerülendő alakítsuk prezentációnkat kérdés-felelet alapúvá. A cégvezető érezze, hogy nem csak a gyors haszon reményében jöttünk el, hanem valóban együttműködő partnert keresünk. A partnerség alapja pedig a kölcsönös megismerés, megértés és a közös célok kitűzése. Miután megteremtettük a megfelelő atmoszférát, rátérhetünk a tárgyalás lényegére, vagyis az együttműködés mikéntjére. Mint már egy korábbi pontban említettük, az ár kérdését lehetőleg mi magunk hozzuk fel, és mindig a termék által képviselt értékekkel és a vevő hasznával együtt említsük azt.

Minden esetben álljunk konstruktívan a vevő javaslataihoz, mutassunk hajlandóságot a kompromisszumos megoldások iránt. Semmiképpen ne zárkózzunk el az alternatív megoldásoktól: vegyünk számba minden lehetőséget, mérlegeljük azokat helyzetünknek megfelelően.
Elképzelhető, hogy az első tárgyalás során nem sikerül mind a két fél számára kielégítő megoldást találni. Fel kell készülnünk tehát arra, hogy csak több találkozó eredményeképpen születhet meg együttműködésünk. Fontos: akárhogy végződik is a tárgyalás, ne felejtsük el összefoglalni az eredményeket, hiszen előfordulhat, hogy tárgyalópartnerünk másnap már másképp értelmezi a megbeszélteket. Az eredményeket írásba foglalhatjuk akár határidők formájában is; az időpontokhoz rendeljük hozzá az elvégzendő feladatokat, beszéljük meg a kapcsolattartás módját, határozzuk meg a következő találkozó/telefonhívás időpontját.
Ha a szituáció megkívánja, érdemes a tárgyalás végén elkészíteni annak jegyzőkönyvét, és minden résztvevővel aláíratni azt.

A tárgyalás értékelése

A találkozó kimenetelétől függetlenül nagy hangsúlyt kell fektetnünk a tárgyalás utólagos értékelésére. Sajnos ennek jelentőségét eddig kevesen ismerték fel, pedig messzemenő következtetéseket vonhatunk le jövőbeni tevékenységünkre nézve. Érdemes már a felkészülés során lefektetni az értékelési szempontokat, ezek alapján elvégezhetjük az utólagos elemzést.

Az értékelési szempontok például a következők lehetnek:
- a cégről alkotott vélemény az épület/berendezés/alkalmazottak alapján
- pontosság, kedvesség, első benyomások tárgyalópartnerünkről
- milyen eredményeket sikerült elérnünk a kitűzöttekhez képest
- mi a tárgyalás végeredménye
- mikorra tehető a következő kapcsolatfelvétel

Az értékelési folyamat során ne feledkezzünk el a tárgyalás emberi tényezőjéről sem, vagyis a saját szerepünk megítéléséről. Hiszen semmit nem ér az igényes prospektus vagy a csúcstechnika, ha nem sugárzunk elég önbizalmat, illetve nem tudjuk elég meggyőzően előadni vállalatunk alapkoncepcióját. Legyünk önmagunkkal szemben is szigorúak, ám egyben reálisak is: mérjük fel erényeinket, amelyeket tovább erősíthetünk magunkban és gyengeségeinket, amelyek javítására a jövőben összpontosítanunk kell.

A tárgyalást követő kapcsolattartás

Mint azt már korábban említettük, a tárgyalást az eredmények összefoglalásával zárjuk. Ennek során írásba foglaljuk, hogy mely lépéseket tesszük meg a jövőben, valamint azt, hogy mikor kerül sor a következő kapcsolatfelvételre. Fontos, hogy betartsuk ígéreteinket, és szigorúan ügyeljünk a közösen meghatározott határidőkre. Valószínű: a tárgyalás lezajlása után nekünk kell megtennünk a következő lépést a másik cég irányába. Elképzelhető, hogy szükség van egy kis noszogatásra majd, további meggyőzésre a vásárlási ügylet létrejöttéig. A végső cél elérése érdekében legyünk mindig nagyon határozottak, de semmiképpen ne mutatkozzunk követelőzőnek.
A vásárlás megtörténte után ne feledkezzünk el partnerünkről; jelentkezzünk legalább havi rendszerességgel hírlevélben, esetleg telefonon. Jó hatást kelt, ha meghívjuk őt rendezvényeinkre, illetve nagyobb ünnepekkor képeslapot küldünk neki. Folyamatosan kérjük ki vásárlóink véleményét termékeinkről, tevékenységünkről és nem utolsó sorban kommunikációnkról. Érdemes megfontolnunk azt a lehetőséget, hogy partnerünket már a tervezési fázisba is bevonjuk egy másik termék fejlesztése során, így hosszú távon együtt alakíthatjuk ki a vevőorientált cégkoncepciót.

scroll back to top
Módosítás dátuma: 2009. december 07. hétfő, 20:42