Rendezvényszervezés - Forgatókönyv - Találkozó a spanyol királlyal PDF Nyomtatás E-mail
Írta: Dr. Vámos Lászlóné - Katalin   


A rendezvényszervezés nagyon összetett feladat. A leggondosabb előkészítés ellenére is fel kell készülni a váratlan feladatok megoldására.
A négyszemközti találkozótól a többoldalú nemzetközi konferenciáig, mindig, mindenről forgatókönyvet kell készíteni. Minthogy nem létezik két egyforma rendezvény, ugyanúgy nincs két egyforma forgatókönyv sem. Próbáljunk mintát keresni az előző rendezvényekről, meg kell figyelni mások szervezési munkáját és azt, hogy ebből mit lehet hasznosítani a cégünk, a hivatalunk munkájában.
A forgatókönyv készítésének több formája ismeretes:

  • össze kell állítani egy olyan forgatókönyvet, amely a rendezvény lebonyolítását foglalja magában, továbbá
  • készíteni kell a szervezők részére egy technikai forgatókönyvet, amely elősegíti a szervezők összehangolt munkáját,illetve minden lényeges feladatot tartalmaz, amely a szervezés lebonyolításához szükséges,
  • meg kell írni a levezető elnök részére egy forgatókönyvet
  • ha nemzetközi rendezvényről van szó, akkor a résztvevők részére erősen rövidített, esetleg több nyelvre lefordított változat elkészítése is szükséges.


A rendezvényszervező, a protokollos feladata ezeknek a megírása.
Minden rendezvényszervező munkához ismerni kell a szerződéskötés alapvető szabályait is.
.........

Álljon itt két példa: Az egyik egy királyi fogadás, a másik egy köztársasági elnök által adott fogadás, továbbá olvasható még egy kitüntetési ünnepély megszervezésének a forgatókönyve is.

Általánosságban elmondható, hogy amikor különböző szintű személyek államközi érintkezéséről van szó, akkor beszélünk állami vagy diplomáciai protokollról.

1. Az Ombutsman intézményének bevezetése előtt nemzetközi konferencia volt Spanyolországban. Ez alkalommal a konferencia résztvevői közül néhány magas rangú vezetőt fogadott Õfelsége I.János Károly spanyol király. A találkozó úgy zajlott le, hogy

- minden ország nagykövete jelen volt, ők mutatták be az országukból érkezett vendégeket,
az elegánsan berendezett fogadó helyiségben félkör alakban állították a vendégeket,
megmondták, hogy Õfelsége melyik ajtón fog bejönni és hol fog állni.
Õfelsége nyújt kezet, beszélgetést csak ő kezdeményez. Kérdést feltenni nem lehet.
Amikor Õfelsége bejött, a nagykövetek bemutatták a saját országukból érkezett vendégeket. Kézfogás következett.
Õfelsége köszöntötte a vendégeket a konferencia alkalmából.
A fogadás kb. negyed órát tartott.

2. A következő évben hasonló tárgyú konferencián vett részt a két magyar államtitkár Csehországban, Kromerizben. Ez alkalomból a konferencia vezetőit fogadta Vaclav Havel akkori köztársasági elnök. A fogadás itt a következő képpen zajlott:

A cseh és a külföldi vendégek - magyarokat is beleértve - össze-vissza álltak, tehát nem országok szerint sorakoztak fel. Mint kiderült, nem volt, aki bemutassa a vendégeket a köztársasági elnöknek. A cseh miniszternek időközben ez eszébe jutott, de csak az országneveket tudta felsorolni. A külföldi vendégek bonyolult nevének felsorolására már nem vállalkozott, ezt nem is lehetett elvárni tőle.

A fogadás 5-10 percig tartott. Havel elnök mondott néhány mondatot, majd eltávozott.

E két példából látható, hogy az államfői fogadásoknak a diplomáciai protokollban írott szabályai vannak. Az elmúlt évtizedekben alakult köztársaságokban nincs meg a hagyománya e ceremóniáknak. Nem a köztársasági elnök feladata, hogy a találkozó ceremóniáján gondolkozzék, hanem a protokollban, a szervezésben jártas szakembereké, akiknek kötelességük segíteni az állam- és kormányfőket a napi munkájukban.

..............

2. Tekintsük át egy kitüntetési ünnepély megrendezésének technikai forgatókönyvét:

Az ünnepély pontos megnevezése
időpontja
helyszíne
a kitüntetettek létszáma

I. Az okiratok elkészítése

A díszokiratok, a díszborítók, érmék+dobozok megrendelése, költségek megállapítása
Felelős:
Határidő:

Az okiratok tartalmának meghatározása
Az okiratok összeállítása
Felelős:
Határidő:

II. Meghívók elkészítése az ünnepségre.

Feladat: meghívottak körének pontos megállapítása, létszáma.
A meghívott vendégek névsorának protokoll sorrendben való összeállítása

A meghívók elkészítése, postázása
A rendezvény előtt két nappal a VIP vendégek részvételének telefonon történő ellenőrzése
Felelős:

III. A rendezvény előkészítése és lebonyolítása, írásbeli megrendelelő levelek megírása és elküldése.

Ezen belül:

1. sz. Feladat: a terem berendezése
/elnökségi asztal, hangosítás, állómikrofon, székek rendelése stb./
Felelős:
Határidő:

2.sz.Feladat: vonósnégyes vagy koncertzenekar felkérése
Felelős:
Határidő:

3.sz.Feladat: menürendelés, a fogadás megszervezése, az étkezés biztosítása

4.sz.Feladat: az ünnepség költségvetés tervezetének elkészítése
Felelős:
Határidő:

5.sz.Feladat: kapcsolattartás a sajtó képviselőivel, fotós biztosítása
Felelős:
Határidő:

6.sz.Feladat: a számlák határidőre történő rendezése.
Felelős:
Határidő:

scroll back to top