Protokoll tippek A-tól Z-ig PDF Nyomtatás E-mail
Írta: Dr. Vámos Lászlóné - Katalin   


A protokollosok és rendezvényszervezők a munkájuk során sok magyar és külföldi vendéggel találkoznak. Látogatásuk érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, de ennek jó szakmai alapokon álló, pontos szervezőmunkával kell kiegészülnie. Nem közömbös, hogy a hazájukba visszatérő vendégek milyen összképet alkotnak a vendéglátókról és ezáltal hazánkról.


Ajándékvásárlás

Vicces mondásom: az a jó ajándék, ami többet mutat, mint amibe kerül. Figyelmességről tesz tanúságot az, aki ismeri a partnere hobbiját. Egy külföldi vendég régi latin és német nyelvű jogi szakkönyveket gyűjtött. A sokféle ötletből végül egy XVII. században kiadott értékes latin nyelvű könyvre esett a választás. Szerencsénk volt, örült az ajándéknak.

Ars poética, amely a munkamódszeremre vonatkozik


Mindig, mindenben azonnal intézkedem.
Minden munkakezdéskor végignézem az aktákat, miben tudok aznap lépni.
Soha nem tologatom a munkát, mert pillanatok alatt feltornyosul és áttekinthetetlenné válik minden.
A beérkező számlákat azonnal igazolom, továbbítom és a fizetési kötelezettségünknek mindenkor határidőre eleget teszek.

Biztonság

A vendéglátóknak szavatolniuk kell a vendégek biztonságát. Tökéletes biztonság nincs, de mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy a lehetőség a minimumra csökkenjen.

Címzés

Az emberek érzékenyek arra, hogy nevüket, rangjukat, hivatali beosztásukat hibátlanul alkalmazzák szóban és írásban egyaránt. Ha nem tudjuk, nézzünk utána.

Diplomatikus tanácsadás az új beosztásba került főnöknek

Az új hivatali beosztásba kerülő vezető nem ismeri minden részletében a beosztottjainak a feladatkörét. Irassa le velük röviden, hogy mivel foglalkoznak.
A beosztott a beszélgetés közben mondjon egy-két tippet a munkára vonatkozóan, de mindezt diszkréten.

Ellenőrzés fontossága

Ha egy vezető csak kiadja a feladatot, az kevés. Szüksége van a folyamatos ellenőrzésre és a határidők betartatására. E nélkül nincs előrehaladás, nincs fejlődés.

Franciaországban követendő szokás

Megtiszteltetés, ha üzleti vagy hivatali partnerünk meghív bennünket a lakásába vacsorára. A lakást privát szférának tekintik és csak a legmeghittebb barátjukat hívják meg. Ne érkezzünk se korábban, sem hajszálpontosan. Ez túlbuzgóságot sugall. Ami az öltözködést illeti: legyünk egy fokkal jobban öltözöttek, mint alulöltözöttek.

Gasztronómia

Az egyik első osztályú szálloda mesterszakácsa szerint a magyar vendég makacs, bizalmatlan, nehéz irányítani és nehezen fogadja el az újat. Gulyáslevest kér, bécsi szeletet borjúhúsból. Töltött káposztát már nem rendel, mert azt otthon is el tudják készíteni.

Hivatalos látogatás

Előzetes bejelentés nélkül való hivatalos vagy magánlátogatást külföldön és itthon is kerülni kell.

Írország

Volt olyan Írországból érkezett vendég, aki összekeverte Budapestet - Bukaresttel. Sajnos, ez gyakran előfordul nemcsak nálunk, hanem Bukarestben is.

Japán. Az evőpálcika használatának néhány szabálya

Durva sértés merőlegesen beleszúrni pálcikát egy tál rizsbe.
A pálcikát soha ne használjuk mutogatásra.
Végül, ha már nem használjuk pálcikáinkat, az erre a célra szolgáló pálcikatartóra helyezzük őket, ne a tálra vagy a tányérra.

Kézfogás

Többféle szabálya van. Ezek közül az amerikai politikusok között népszerű a kézfogásnak az a változata, amikor a bal kezüket is belevonják a kézrázásba. Az üdvözlés melegségét tekintve ez a gesztus állítólag sokkal bensőségesebbé és barátságosabbá teszi a kézfogást.

Ki a jó vezető?

Annak sok ismérve van. Javasolom, ha lehet, a sajtó és a protokoll munka feletti felügyeletet tartsa meg a saját hatáskörében.

Levélírás

Ha lehet, a levél egy oldalnál ne legyen hosszabb.
A terjengős, túl sok körmondattól hemzsegő levelet nem fogják elolvasni.
A kétoldalas levelet a legtöbben félreteszik azzal, ha "majd több időm lesz, elolvasom". Jobb ha tőlem tudják: soha nem lesz rá ideje!

Beadványt, kérelmet ne írjanak kézzel. A hónap nevét ne rövidítsék, de a többi szót sem.

Meghívók

Ha azt írjuk, hogy "Tisztelettel meghívjuk Önt és partnerét", ez ma már nem sértő. De ha tudjuk biztosan, hogy valakinek házastársa van, akkor jobb ha azt írjuk, hogy Önt és feleségét.

Nők megszólítása

Az "asszony" kifejezés az nem a családi állapotra utal, hanem a megszólított életkorához, beosztásához, rangjához illő udvariasság. A családi állapot a magánéletre vonatkozik, hivatalos levélben erre célozni illetlenség.

Névjegy

A névjegy hatékony marketing eszköz. A névjegy sok mindenről árulkodik. "A lila-sárga, gyűrött és harsány papír fecni arról a szobafestőről szól, aki azt írta a neve fölé, hogy ízlés, mérték, megbízhatóság."

Országnév

Az utóbbi évtizedben több országnak megváltozott a hivatalos neve. Hazánk 1989 óta Magyar Köztársaság.

Öltözködéskultúra

A divat gyakran ismétli önmagát, ezért minden évben találhatunk egyéniségünknek, ízlésünknek megfelelő színeket és fazonokat. Legyen stílusunk olyan, ami csak ránk jellemző.

Pontosság

A pontosság a nemzetközi hivatalos kapcsolatok egyik legfontosabb szabálya, kifejeződik benne a partner tisztelete és a saját magunk megbízhatósága.

Pletyka

"A tanítvány már alig bírta türtőztetni magát, hogy el ne mondja a pletykát, amit a piacon hallott.
- Várj egy percig - intette a Mester.
- Igaz az, amit el akarsz mondani nekünk?
- Nem gondolnám.
- Hasznos?
- Nem, egyáltalán nem az.
- Szórakoztató?
- Nem.
- Hát akkor meg minek hallgassuk meg!"

Részvétnyilvánítás

Részvétnyilvánításkor ne vegyünk fel kenetteljes beszédmodort: hangunkból egyértelműen az együttérzés sugározzon. Segítségünket mindig úgy ajánljuk fel, hogy a gyászoló maga dönthesse el, igénybe veszi-e vagy sem.

Spanyolország

A spanyol vendéglátónknak ne tegyünk sértő megjegyzést a bikaviadalra.
A spanyolok úgy integetnek egymásnak, hogy kinyújtott karral, lefelé fordított tenyérrel vakaró mozdulatokat végeznek a kezükkel.

Titkárnő

A vendég érkezésekor azt kérdezi a titkárnő: "mivel kínálhatjuk meg"? Erre a vendég, tétovázik, tépelődik, vajon mit kérjen. Tanácsom: a mivel kinálhatjuk meg kérdés után sorolja fel azt, hogy mi a kínálat. Kávé, tea, üdítőital, ásványvíz stb. és majd a vendég választ.

Telefonálás

Telefonálás közben nem illik enni, inni, a számítógépen dolgozni, papírokat zörgetni stb. mert minden zaj hallatszik a vonal végén.

Útmutató

A hivatalos tárgyalásokhoz keressük meg a legalkalmasabb tolmácsot, aki anyanyelvi szinten ismeri az adott ország nyelvét. A tárgyalások sikere többek között ezen fog múlni.

Üzleti tárgyalás

A találkozó előtt át kell nézni a tárgyalás óta váltott valamennyi levelet. Jó, ha ismerjük a partner piaci pozícióit. Ki kell dolgozni az üzleti napirendre vonatkozó javaslatokat, a szerződések tervezete is előre elkészíthető.

Vendég

Külső vendég, magas rangú látogató érkezésekor illik felállni az íróasztaltól, és soha nem szabad az íróasztalon keresztül kezet nyújtani. Lépjünk el az asztaltól és érzékeltessük vele, hogy egyenlő partnerekként kívánunk tárgyalni.

Vendégkönyv

Hihetetlen, de igaz! A Várban megrendezett fotókiállítás alkalmával valaki ellopta azt a vendégkönyvet, amelybe számos magas rangú vendég írta be az elismerő sorait.

Workshop

A divatos elnevezés mögött a szakember-találkozó és a potenciális üzleti partnerek közötti kapcsolatfelvétel áll.

Zászló

Magyarországon a címerrel ellátott zászló nem állami zászló.
Ha a zászlók csokorban helyezkednek el, akkor a saját zászló van a csokor közepén.
Üzleti ebédnél, vacsoránál, díszétkezésnél nem szokás kitenni az asztali zászlót.

"Ha úgy érzed eleget tanultál, kezd újra, hogy
megfiatalodjál."

scroll back to top
Módosítás dátuma: 2009. június 11. csütörtök, 20:56