Minden rendezvényről előzetesen forgatókönyvet kell írni, méghozzá kétfélét. Egy technikai forgatókönyvet és egyet a rendezvény levelező elnöke részére. Az alábbiakban olvasható egy épület átadásának ünnepélyes forgatókönyve.

A hivatal vagy a cég vezetője kitűzi az ünnepély időpontját.

A szervezőnek/ protokollosnak össze kell állítani az összes meghívott névsorát, feltüntetve a rangját és a hivatali beosztását.

Ezt követően külön névsorban állítja össze a VIP vendégek névsorát szigorúan protokoll sorrendben.

A rendezvényre szóló meghívót minimum 10 nappal előbb el kell küldeni, amelyben visszajelzést kell kérni a részvételre vonatkozóan. Egyszerüsíteni lehet úgy is, hogy csak az jelezzen vissza, aki nem tudja elfogadni a meghívást.

Az újságírókat illetve a média képviselőit is meg kell hívni tíz nappal előbb. A rendezvény előtti napon ajánlatos a titkárnőnek telefonon emlékeztetni az újságírókat a rendezvényen való részvételre és azt követő sajtótájékoztatóra.

A média képviselői részére rövid írásos anyag készülhet az épület építéséről, történetéről stb. amelyet a meghívóhoz csatoltak előzetesen.

A szervező/protokollos által készített  technikai forgatókönyvnek tartalmaznia kell a következőket:

Fogadó helyiség biztosítása az érkező vendégek részére.

Hostessek vagy esetleg munkatársak felkérése, akik irányítják az épületben a vendégeket.

Legyen egy gyüjtőserleg, amelyben elhelyezik a vendégek a névjegyüket.

A VIP vendégeknek külön termet illik biztosítani, ahol kávé, tea, némi édes- és aprósütemény felszolgálására kerülhet sor.

Gondoskodni kell megfelelő parkolóhelyekről a gépkocsivezetők részére, majd ki kell jelölni az épületben a tartózkodási helyüket. Kávét, üdítőitalt szokás adni a részükre.

Az ünnepély helyszínénének dísztermében a szervező/protokollos ellenőrzést végzett. Mindent előre írásban megrendelt, melyek a következők: asztalon lévő mikrofon, állómikrofon, erősítőberendezések, megfelelő mennyiségű székek álljanak rendelkezésre, alacsony ikebana az asztalon, ugyanitt ásványvíz, üdítő, üvegnyitó a tálcán, mellette szalvéta, stb.

Ha pódiumon foglalnak helyet az elnökség tagjai, akkor le kell takarni végig az asztalt. Egyéb esetben a terítő  hossza a vendégek térdét takarja.

Ellenőrizni kell a fogadás helyszínén történő terítést, a dekorációt, amelyet előre írásban megrendelt a szervező/protokollos.

A levezető elnök részére át kell adni időben a rendezvény forgatókönyvét, meg kell határozni ki fogja megnyitni az ünnepélyt, kik lesznek a további felszólalok, ennek sorrendje már a meghívók elküldésekor tisztázódott.

Az épület jelképes átadásához már rendelkezésre áll az előzetesen megvásárolt díszdoboz, benne a szép és elegáns kivitelezésű kulcs.

Az ünnepély végén az intézmény vezetője rövid sajtótájékoztatót tart, amelyen az újságírókon kívül a helyi Tv is jelen van.

Ezidő alatt a többi vendég megtekinti az új épület helyiségeit.

A meghívóban előzetesen az szerepel, hogy az ünnepély fogadással ér véget, amelyre meghívták a vendégeket.