Delegációk programjának szervezése Nyomtatás
Írta: Dr. Vámos Lászlóné - Katalin   


49226f6aa.jpgAkik külföldi vendégek programjának szervezésével foglalkoznak, azok jól teszik, ha összeírják mindenkor a soron lévő feladatokat. Ezután nem kell mást tenni, mint végignézve a listát, kihúzni azokat, amelyek már megvalósultak.
A külföldi delegációk érkezésekor a program összeállítása szempontjából öt fázis különböztethető meg.



1. A delegáció érkezését megelőző legfontosabb feladatok.
2. A hivatalos tárgyalások programjának az elkészítése.
3. A programmal kapcsolatos technikai jellegű feladatok.
4. A hivatalos program lebonyolítása.
5. Utómunkák.

Kérem, hogy az alábbi feladatsor részleteinek elolvasását követően, tekintse meg a szöveg alatt, a delegáció látogatásairól készült néhány fotót.


1. A delegáció érkezését megelőző legfontosabb feladatok részletezése

- A külföldi miniszteri delegációk meghívása diplomáciai úton történik.
- Eldöntendő kérés, hogy ki viseli a külföldi delegáció magyarországi tartozkodásának a költségeit. (Viszonossági alapon történik a meghívás?)
- Költségvetés tervezet elkészítése.
- Szállodafoglalás.
- Tolmácsrendelés.
- Gépkocsik biztosítása.

2. A hivatalos tárgyalások programjának az elkészítése

- Ehhez ismerni kell már a delegáció érkezési és elutazási időpontját.
- Előzetes levélváltáskor meg kell tudni a külföldi vendégek névsorát, hivatali beosztását protokoll sorrendben.
- Meg kell határozni a magyar tárgyaló delegáció összetételét és létszámát.
- Egyeztetni kell a tárgyalásra kerülő témákat.
- Háttér-információs anyagok beszerzéséről kell gondoskodni.
- Ezt követően kezdődik a hivatalos program összeállítása.
- Meg kell tudni azt, hogy az állami-kormányzati szervek vezetői közül fogadja-e valaki a delegációt.
- Eldöntendő kérdés, hogy a két ország között sor kerül-e egyezmény vagy együttmüködési megállapodás aláírására.
- Kapcsolatfelvétel a sajtófőnökkel, a sajtó képviselőivel és a fotóssal.
- Ha "védett személyről" van szó, akkor meg kell tenni a szükséges biztonsági intézkedéseket.
- Ki kell jelölni a díszebéd vagy díszvacsora időpontját és helyét.
- Szabad időben kulturális program, városnézés, kirándulás szervezhető.
- Ha a delegáció tagjait a házastársak is elkísérik, akkor a tárgyalás időtartamára "külön programról" kell gondoskodni.

3. A szervezéssel kapcsolatos technikai jellegű feladatok

- A hivatalos programot le kell fordíttatni idegen nyelvre.
- A programot meg kell küldeni az illető ország nagykövetének a hivatal vezetője által aláírt levél kíséretében, melyhez csatolni kell a díszétkezésre szóló meghívót.
- A hivatalos programot és a háttér-információs anyagokat, a díszétkezésre szóló meghívót át kell adni a magyar tárgyaló delegáció tagjainak.
- A tárgyalásokhoz megfelelő nagyságú, jó megvilágítású, temperált teremtől kell gondoskodni.
- Biztosítani kell a technikai eszközöket. A terem dekorálását, a mappákat, ikebanát, poharakat, tálcákat, kistányérokat, szalvétát, ha szükséges, akkor aprósütemény rendelését, kávé, tea kínálását stb.
- Ha jegyzőkönyv aláírására kerül sor, akkor megfelelő méretű asztalt kell elhelyezni, írókészletről, ikebana virágdíszről, egy pohár pezsgő kínálásáról kell gondoskodni.
- Be kell szerezni a díszétkezéssel kapcsolatos menüajánlatokat, ültetési rendet kell készíteni.
- VIP- vagy kormányvárót kell rendelni a repülőtéren, határállomáson stb.
- Készpénzt kell felvenni a házipénztárból.
- Meg kell írni az eddig felsorolt programokkal összefüggő megrendelő leveleket.

4. A hivatalos program lebonyolítása

- A programban részt vevő gépkocsivezetők eligazítása.
- A vendégek részére a végleges program átadása.
- A protokollos segít a vendégek szállodai bejelentkezésében és elhelyezésében.
- Elvégzi minden helyszínnek és a szükséges eszközök meglétének folyamatos ellenőrzését.
- Hölgyvendég érkezésekor virágcsokrot rendel.
- Megszervezi a távozó delegáció búcsúztatását.

5. Utómunkák

- A delegáció elutazását követően a beérkező számlák igazolása, határidőre történő kifizetése.
- A protokollos elvégzi az aktának összerendezését és irattárba helyezését.

Amit illik tudni: vannak tabu témák, amiről nem beszélünk és nem kérdezünk. Ilyen pl. mennyi a vendég jövedelmi forrása, milyen a családi helyzete, milyen vallású, melyik párt tagja stb.

***
Amikor hazánkba látogatott az Amerikai Egyesült Államok szövetségi rendőr- és igazságügy minisztere, a Ferihegyi repülőtéren, a búcsúzáskor megkért arra, hogy álljak melléjük, mert fotót szeretnének készíteni. Ekkor készült ez a felvétel.

b_300_160_16777215_0___images_stories_delegaciok_delegacio_1f6aa.jpeg

Néhány hónap múlva az Amerikai Egyesült Államok Nagykövetsége arról értesített, hogy érkezett részemre egy köszönőlevél, melyet a miniszter úr és a felesége írt alá, ehhez csatolták ezt a fotót, amit bemutatok. Nagyon kedves emlék számomra. Megköszönték levelükben a munkámat és nagy örömömre, meg voltak vele elégedve.

b_300_160_16777215_0___images_stories_delegaciok_delegacio_2f6aa.jpeg

A képen látható asztali zászlókat a tárgyalóasztalra szokás feltenni. Díszétkezésnél nincs rá szükség, nem szokásos. Egyébként is minden olyan tárgy, amely eltakarja a vendég arcát, zavaró lehet. Ezért kell gondosan megtervezni, hogy hova kerüljön az étkezőasztalra, pl. az asztaldíszként a felhelyezett virág, amely csak lapos ikebana lehet, különben nem látják egymást a vendégek.

b_300_160_16777215_0___images_stories_delegaciok_delegacio_3f6aa.jpeg

Minden olyan alkalommal, amikor a külföldi vendég beírja sorait a vendégkönyvbe, annak szövegét a tolmáccsal le kell fordíttatni. A vendéglátónak ezután illik megköszönni a kedves, elismerő sorokat.

b_300_160_16777215_0___images_stories_delegaciok_delegacio_5f6aa.jpeg

A szervező, a protokollos feladata a vendégek repülőtéri vagy pályaudvari fogadásának megszervezése érkezéskor és elutazáskor. A magas szintű delegációk minden esetben az előzetesen lefoglalt kormányvárón keresztül érkeznek, illetve utaznak vissza. Az alacsonyabb szintű delegációk érkezését az előzetesen lefoglalt VIP-várón keresztül kell biztosítani.

b_300_160_16777215_0___images_stories_delegaciok_delegacio_4-1f6aa.jpeg


b_300_160_16777215_0___images_stories_delegaciok_delegacio_4-2f6aa.jpeg

A delegáció részére biztosított szabad időben vidéki kirándulás is szervezhető. A fotó Kalocsán készült egy kellemes folklór program megtekintésekor.

 

scroll back to top
Módosítás dátuma: 2009. június 15. hétfő, 19:57