A videokonferencia protokollszabályai 1. rész PDF Nyomtatás E-mail
Írta: Dr. Vámos Lászlóné - Katalin   


altA videokonferencia üzleti tárgyalások, prezentációk, tréningek, távoktatási programok, konzultációk lebonyolítására, bel- és külföldi információszerzésre és szolgáltatásra alkalmas.
A következőkben a konferencia e modern válfaját járjuk körbe, azonbelül is a a nyilvánosság előtti viselkedés szabályait és az előadók lehetséges hibáit taglaljuk...

 

 



Miért hasznos a tárgyalás eme formája?

A videokonferenciának az a lényege, hogy tárgyalópartnereket kapcsol össze a technika segítségével, attól függetlenül, hogy a világ mely pontján tartózkodnak.
Többszintű információcserét, adatközlést, közös munkát tesz lehetővé. Előnye, hogy könnyen és gyorsan teremthető személyes kapcsolat az üzleti, hivatali partnerekkel, távol dolgozó munkatársakkal, szakemberekkel.

Ez a vizuális kommunikáció a leghatékonyabb módja az üzleti életben való együttműködésnek, mert költségkímélő, és ezzel jelentős utazási költség takarítható meg.


Amikor a szakmailag jól előkészített anyag tartalma homogén, az nem kíván sokféle szempont szerinti egyeztetést, ezért a döntéshozatal szempontjából nagyon alkalmas tárgyalási módszer a videokonferencia. Van élőkép és gyors hangkapcsolat a világ bármely pontjával. Könnyen bevonhatók a szakértők akkor, amikor váratlan szakmai kérdések merülnek fel.

A videokonferencia-termeket általában nem használják semmi másra, csak videokonferenciák tartására. Miután nagyméretű hardvereszközök vannak beépítve, ezek mozgatása igen nehézkes.

Kell a forgatókönyv?

Igen, elengedhetetlen a pontos forgatókönyv, amely a sikeres rendezvény megszervezésének az alapja. A videokonferenciában nem egy ember prezentál, hanem van egy segítője, aki ügyel a mondanivaló megjelenítésére, előkészíti a szemléltető anyagokat, az oktatástechnológiai eszközöket stb. Itt nem a hallgatókhoz, hanem a hallgatókkal beszélünk.

A videokonferencia lefolyása:

A videokonferencia nem azzal kezdődik, hogy bemegyünk a terembe, helyet foglalunk, beszélni kezd az előadó, mi pedig szorgalmasan jegyzetelünk.
A siker érdekében a jó minőségű konferencia szervezését már azt megelőzően, néhány nappal előbb kell elkezdeni, hiszen a rendszer beüzemelését a konferencia megkezdése előtt órákkal előbb el kell végezni. Mindig számolnunk kell különféle, váratlanul fellépő problémával, ezért fontos, hogy némi tartalék idővel is rendelkezzünk.

Miután egy időben több helyszínen folyik a konferencia, így a legkényesebb pont az, hogy melyik legyen az az időpont, ami mindenkinek megfelel.

Az egész előadásnak a mozgatórugója mindenkor a videokonferencia levezető elnöke, aki nagy szakértelemmel rendelkezik.

A konferencia napján megtörténik a kapcsolatfelvétel a távoli helyszínnel, (pl. Budapest - Kína, Hongkong). Folyamatosan ellenőrizni kell, hogy tökéletes legyen a vétel, a kép- és a hangminőség. A technikusnak kell ellenőriznie azt, hogy a berendezések - számítógép, videó, egyéb média - rendeltetésszerűen össze vannak kapcsolva a videokonferencia-rendszerünkkel. Be kell állítani a helyi megvilágítási viszonyokat, mind a központi, mind a távoli pontokon.

Az előadó legyen a megvilágítás fő célpontja, őt nem szabad homályban hagyni, mert akkor a távoli pontokon nem látják rendesen. Viszont nem szabad túl sok fényt sem ráadni, mert az vakíthatja, zavarhatja az előadás alatt, emiatt csökkenhet a koncentráló képessége. Ahogy az előadó minél többször ad elő videokonferencián, a feszültsége annál jobban oldódik. Mint mindenhez, ehhez is gyakorlatra van szükségük a résztvevőknek.

Melyek a videokonferencia alatt előforduló leggyakoribb hibák?

Két csoportra oszthatók: az egyik csoportba tartoznak az előadók, akik előadás közben követik el a hibát, a másik csoportba tartoznak a hallgatók, akik viselkedésükkel szintén hibát követnek el.

Tekintsük át az előadó hibáit!

 

  • amikor az asztali (konferencia-) mikrofont használjuk, annak helyét úgy kell beállítanunk, hogy azt az előadás végéig ne kelljen elmozdítanunk.
  • ezt követően a hiba a hozzászólásnál jelentkezhet. A hozzászóló bekapcsolja a mikrofont, odahajol a mikrofonhoz és közben megpróbál felnézni a kamerára. Ezáltal egy furcsa "S" alakot vesz fel. Nem tudja továbbá eldönteni azt sem, hogy most a kamerát nézze, vagy a mikrofonhoz hajoljon közelebb, ezért - a külső szemlélő számára - elkezd furcsán ingázni a két testtartás között. Mindenféle hullámmozgást végez, ami nagyon zavarólag hat. A hallgatóság tagjai egy idő után már nem a mondanivalójával foglalkoznak, hanem azzal, hogy őt figyelik és azon szórakoznak, hogy ő mit csinál.
  • az előadónak szüksége van jó beszédkészségre, ismernie kell a mondanivalót és hinni kell benne. Kerülni kell a többszörösen összetett mondatokat, mert a jól megfogalmazott, lassúbb beszéd is könnyebben érthető. A viselkedése akkor hiteles, ha elhisszük az előadónak, hogy azt mondja, amit érez.
  • amikor az illető megkapja a szót, kezdjen el nyugodtan beszélni. Ezalatt ellenőrizheti magát a helyi képet mutató monitoron. Ha a többiek nem hallják, akkor azt rövid időn belül úgy is a tudtára adják.
  • elsősorban a kamerába nézzen. Ha szükségét érzi, akkor mondandója közben nézzen néha a társaira is. De soha ne nézzen csak egy pontra, például az asztal sarkára, vagy az asztal közepére.
  • további gondot jelenthet, amikor az előadó nem veszi le tekintetét a kameráról, miközben meg kell néznie valamit az előtte lévő papíron. Ilyenkor elkezd az asztalon keresgélni, kicsit kapkodni, miközben folyton a kamerát is nézi. Egy idő után már zavarba jön, mert érzi, hogy rég meg kellett volna találnia a feljegyzést. Ekkor végre tekintetével az asztalra néz, és hála égnek, egy másodperc alatt megtalálja a keresett papírt.
  • amikor egy távoli helyszínen megkapja valaki a szólás jogát, az előadó ne szakítsa félbe a beszédet és ne intézzen körkérdést mindenkihez, hogy látják-e az aktuális helyszínt és hallják e rendesen a hangját. Ez nagyon zavaró és felesleges is, mivel a konferencia előtt minden technikai eszközt kipróbáltak, képet és hangot egyaránt.
  • hiba az is, ha az előadó többször teszi fel ugyanazt a kérdést minden helyszínnek, mert nem biztos abban, hogy mindenki veszi az adást. Ez felesleges időhúzás, mert az esetek többségében 95 %-tól azt a választ kapja, hogy minden rendben van. Ezzel megtörte megint a lendületet, amit nehéz visszahozni. Arról nem is beszélve, hogy a válaszok meghallgatása is szintén bonyolult lesz. Ezen oly módon lehet egyszerűsíteni, hogy minden helyszínnek ad egy sorszámot és mindenki akkor válaszolhat, amikor az előző befejezte.
  • ha valaki feláll és mozog beszéd közben, könnyen kisétálhat a kamerából, ezáltal nevetségessé válik. Hol eltűnik, hol visszajön, és a kamera nem tudja őt ilyen gyorsan követni.
  • az előadás folyamán mindenki az előadót figyeli, ne énekelve mondja a szöveget. Mindig tudnia kell kontrollálnia közönségét. Figyeljen a hallgatóságra is, nem szabad, hogy elveszítse őket, mert akkor befullad az egész előadás, ami jelentős anyagi kiadással jár.


Folytatjuk!

scroll back to top
Módosítás dátuma: 2009. december 08. kedd, 13:52